「ITアウトソーシング・BPO」サービスでは、DITA（Darwin Information Typing Architecture）形式の技術文書の制作支援サービス（DITA導入支援・DITA化）を行っている。DITAをはじめとする技術文書の制作を行うN社様では、製造業のDITA文書の一部、約1000ページ分の制作業務をサイバーテックに委託した。
背景
製造業で急速に広がる技術文書のDITA化
DITAは、マニュアルをはじめとする製造業の技術情報を効率良く制作・管理・配信・再利用するために策定されたXMLベースのアーキテクチャである。特に、自動車・半導体・エレクトロニクスメーカーの技術管理部門では、従来のWordやDTPによる技術文書の制作からDITAに移行する企業が増加している。
その一方で、DITAドキュメントを制作できるエンジニアやオペレータは不足しており、DTPからDITAへの移行が進まないという課題を抱えている。
DITA制作のアウトソース化の狙い
多言語のDITA制作は海外にアウトソースするという選択肢
N社は、DITAの制作やDITA化コンサルティング、コンポーネントCMS導入までワンストップで提供している総合ドキュメントソリューション企業である。
N社は別案件で、サイバーテックの「ITアウトソーシング・BPO」サービスを活用しており、海外でアウトソースするメリットとデメリットを十分に理解していた。また、N社自身は、DITA化の上流工程に注力するため、制作部分はアウトソースを活用するという方針を立てていた。
今回の案件は、DITA化の対象となる技術文書が英語である事・顧客との間でDITA化に必要な要求仕様が文書化されていた事から、制作フェーズは海外でアウトソースすることを決め、XMLのノウハウが豊富、かつDITA制作の実績があるサイバーテックに打診をした。
パイロットプロジェクトで品質とコミュニケーションを確認
最初にN社がサイバーテックに依頼したことは、本番プロジェクトの前に行うパイロットプロジェクトの発注だった。過去に何度もITアウトソーシングを活用しているとはいえ、性質が異なるプロジェクトとなるため、確認の意味でパイロットプロジェクトとしてまずは実施することとなった。
パイロットプロジェクトは、本発注の予定時期の約3か月前に、社内のサンプル技術文書、約50ページを2週間でDITA化するという内容であった。パイロットプロジェクトの目的は2つ、「体制と品質を確認する事」「海外のアウトソース先とのコミュニケーションを確認する事」であった。フィリピンのオフショア拠点であるセブITアウトソーシングセンターでは、このプロジェクトに日本人のマネージャ、フィリピン人エンジニア2名の体制を組み、リファレンスマニュアルと指示書を元に、DITAコンテンツを作成し納品した。
N社の担当者は、パイロットプロジェクトの結果を次のように振り返る。「体制面では現地の窓口が日本人の方であったために仕様伝達や質疑応答も非常にスムーズでした。さらに、フィリピン人エンジニアの制作するDITAトピックの品質も高く、問題なく本案件の制作を依頼できると確信しました」
DITA制作プロジェクトの概要
パイロットプロジェクトの3か月後に、N社は実案件のDITA制作をITアウトソーシングで実施することに決定した。委託した業務内容は以下の通り。
- 業務内容
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- インプット：DITAトピックのひな形・リファレンスマニュアル・指示書
- アウトプット：DITAトピック、マップファイル
- 期間：約1.5か月
- 移行ページ数：約1,000トピック
- 使用ツール：Oxygen XML Author
- ●移行作業にあたりN社が実施した準備
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- DITAの構造定義や記述ルールはリファレンス化されており、N社はプロジェクト開始にあたり指示書やリファレンスマニュアルを英語に翻訳する必要はなかった。また、あらかじめアウトソース化しやすいよう、パターン毎にDITAトピックのひな形を用意し、それを流用して新規のトピックを作成するような制作フローを確立していた。
- 図版データは、PDFから切り出して所定のフォルダに保存、複雑なスペック表の移行は最新の注意を払い、トピック間の参照を記述するID属性の指定だけでなく、罫線の太さや表のレイアウトまで細かく仕様化した。
- ●ITアウトソーシングにて実施した作業内容
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- 約2週間の準備段階では、ツールの導入とリファレンスマニュアルの読み込み、オペレータ教育、サンプルを使ったお客様との品質確認、制作スケジュール見積を行った。この段階で日本人マネージャがお客様であるN社とメールやスカイプで詳細を詰める作業を一気に行う。
- 移行作業が本格化すると、制作オペレータの生産性と品質が徐々に向上していく。生産性を確認しながらプロジェクトを進めていくのも重要な役割である。
効果とその後の展開
ラボ契約で定常的な制作案件を
N社は、初めての本番プロジェクトを終え、今後もサイバーテックへのアウトソースを継続する方針にした。
大量のDITAドキュメントの制作は、従来のDTPオペレータのスキルとは全く異なる、XMLやDITAそのものの理解と高いコーディング力を必要としているが、日本国内でDITAが分かるオペレータは皆無であり、またエンジニアで実施するとどうしても単価が高騰する傾向にある。このような状況の中で、安定的に顧客のDITAドキュメントを一定の品質をキープしつつ低コストで作成し続けるためには、低コストでエンジニアリソースを供給できるサイバーテックに制作部分をアウトソースする必要があるからである。
今後はさらに品質と生産性を向上させるため、Bynameによる要員確保が可能なラボ契約に切り替えて、固定的にDITAエンジニアを長期で確保する方向だ。
