「ITアウトソーシング・BPO」サービスにて数万ページにも及ぶグローバルWebサイトのコンテンツをCMS基盤に移行。旧サイトから新CMSへの大量のコンテンツ移行作業を海外アウトソーシングで安価に実現
背景
急増するWebサイトのコンテンツ移行ニーズ
国内大手コンピュータ総合メーカーN社は、コンテンツの管理効率化とスピードUP、さらにはユーザビリティの向上を目的として、全てのWebサイトをエンタープライズCMSに移行する事になった。このようなコーポレートサイトをCMSに移行する動きは、CMSソフトの機能強化やSEO対策をはじめとしたWebマーケティング重視の流れを受け、非常に高まっている。
CMS移行時の課題
大量のWebコンテンツを移行する際の課題は「移行コストと品質」
Webサイトの移行は、主に以下のような流れで行われる。
- CMSの導入、顧客向け機能カスタマイズ
- デザイン及びデザインテンプレートの設計
- 移行するコンテンツの選定と移行方法、移行スケジュールの決定
- コンテンツの移行と確認
- サイト切り替え
上記の中で「コンテンツの移行と確認」作業は、プログラムで自動的に流し込む方法と手作業でCMSに切り貼りする2種類の方法がある。コンテンツの構造が単純で移行元のHTMLが定型化されている場合は、プログラムによる一括移行が効率的であるが、N社の場合は、移行元のコンテンツの運用を各事業部の担当者が行っていたためにプログラムでの一括移行ができない状態であり、移行方法は「手作業による単純移行」を行う事になった。
しかし、国内（オンサイト）で移行作業を行うためには以下のような手間とコストが発生する事が分かり、コストが当初予算内に収まらないという問題が発覚した。
- 作業員の手配、面談、契約
- 作業環境の準備（ハードソフト）
- 作業場所の確保
- 国内単価のオペレータ人件費の支払いと労務管理
しかも、コストを抑えながら品質を確保しなければいけないという問題を解決したのが「移行作業の海外アウトソース」であった。
ITアウトソーシング・BPO選定の決め手
国内業者の半分のコスト。「移行作業の海外アウトソース」選択のポイントとは
N社のCMSの選定や構築、国内外のWebマスターとのディレクション、運用の一切を指揮するディレクターは、移行作業だけを切り出しての海外委託する事を決断し、数社による委託先の選定を開始、サイバーテックのITアウトソーシング拠点であるフィリピンの他にはベトナム、中国などの企業を対象に選定のためのトライアルを実施した。
約1か月のトライアルの結果、N社が委託先として選定したのは、サイバーテックがフィリピン セブ島で運営する自社オフショア拠点「セブITアウトソーシングセンター」で実施する「ITアウトソーシング・BPO」サービスであった。選定の決め手は、「コスト」「コミュニケーション」「品質」の3点であった。
サイバーテックが提供する「ITアウトソーシング・BPO」サービスを選定した理由は、1人月のコストが日本の約半分である事、そして現地フィリピン人エンジニアを管理教育する日本人窓口が担当者としてアサインされた事であった。コストの面では国内での移行実施に比べて約50%のコストで実現でき、心配された品質面でも仕様の確認やQAなどの重要なコミュニケーションは全て日本語であったため、CMSのコンポーネントの使い方の注意事項をもれなく理解させる事でクリアできた、と言う。
品質に対する取組み
現地との密なコミュニケーションで継続的な品質改善
N社が移行作業で最も心配したのが「品質の確保」であった。コンテンツの移行に限らず海外への業務委託における失敗の多くは、「顧客の期待する品質が得られない事」が原因とされる。サイバーテックは、この課題に対して以下の2つの提案行った。
- 担当オペレータを継続的に確保しノウハウを蓄積させる
- お客様が現地に行き、オペレータ教育や作業方法の改善を継続的にチェックする
具体的には、「ラボ契約」という契約形態をとり、バイネームでプロジェクト専任のオペレータを長期間にわたって確保できたため個人レベルでのスキルチェックや改善が可能であった。また、お客様がプロジェクトの開始時だけでなく、期末の繁忙期の前など継続的に現地トレーニングや作業改善の取組みを行った結果、プロジェクト途中から品質が安定し、移行作業の生産性も向上する事に成功した。
海外アウトソース成功の秘訣と今後の展開
今後はWebオペレーションセンターへ
お客様はこの2年間にわたるプロジェクトを以下のように総括した。
「海外に業務の一部を委託する際には、人も作業手順も極力ブラックボックス化させない事が重要。そのためには、自ら現地に乗り込み、現地のマネージャと一緒に問題点を解決して進めていくというスタンスが必要です。その点で現地に複数名の日本人スタッフが常駐していることや、セブエリアのパイオニアとして、長年の実績や豊富な経験に基づいた、しっかりしたオペレーション体制も整っている、サイバーテックのITアウトソーシングセンターはパートナーとして最適でした」。
このプロジェクトの成功を活かし、今後は自社のWebオペレーションセンターと見立てて、導入後のWebサイトの運用保守だけではなく、グローバルサイトに関しても運用から翻訳など、委託する業務の幅を広げていきたいと考えている。
