お客様事例

データ変換・加工・BPO(教材の属性情報を抽出、EXCELに入力)

サイバーテック ITアウトソーシングサービスでは、教育業界における教材管理ノウハウを有している点を活かし、ベースとなる教材データの内容を理解した上で、データの整理・入力業務を、お客様に代わって実施するサービスを、大手教育サービス会社様向けに提供している。

背景
教科書改訂のタイミングで、学習教材も大幅に変更

教科書・補助教材を制作する出版社や学習塾などの教育サービスを提供するE社は、レベル別指導や個別指導など、教育サービス自体の多様化に合わせて制作した、大量の教材に関する属性情報をデータベースで管理し、常に最新の情報を保持している。

教科書は4年に一度、改訂がおこなわれるため、そのタイミングで教材も改訂する必要がある。教材も通常、大幅に更新されるため、改訂された教材に関する属性状況も、担当者や管理者によって、改訂後の教材を1点1点確認しながら管理情報を登録する必要がある。

教材管理情報の入力時の課題
実業務と並行しながら、学習教材の属性情報を更新する作業を全て手作業で実施

E社では毎年、学習指導要綱の変更や授業内容の見直しに伴い、教材の改訂作業を行っているが、近年は学習環境の多様化や個々のレベルに合わせた教材の細分化に伴い、教材を管理するための教材の属性情報(メタデータ)は年々増加し、膨大になっている。

これらの属性情報の抽出~更新もしくは入力は、担当者が通常業務と並行して入力作業を実施していたため、担当者の負担は年々大きくなっていた。

ITアウトソーシングサービス選定の経緯
業務ノウハウを持った企業にアウトソーシングをする、という選択

E社は、教材コンテンツの移行作業やデータ加工作業を数年間にわたってアウトソースし、教材管理のノウハウを有しているサイバーテックに対して、教材の属性情報を整理し、入力する業務のアウトソーシングを打診した。

サイバーテックでは、過去にフィリピン セブ島にある「セブITアウトソーシングセンター」で実施した経験があるが、今回のような、日本語で作成されている教材の内容把握~入力の業務は、ニアショア子会社「サイバーテック沖縄」で実施した方が、よりリーズナブルで、高いクオリティが実現できるため、E社にその旨を提案。100冊の教材管理情報の入力のアウトソースを「サイバーテック沖縄」にて実施する事になった。

サイバーテックを選定したポイントは、「教材の管理や加工に関する経験」と「派遣会社に依頼するよりも安価な価格」であった。

プロジェクトの概要
100冊の教材の管理情報を2か月で抽出・入力

お客様からは、教材管理情報の入力ルールを提示頂いた後は、最終チェックを行って頂くのみ。サイバーテック沖縄では、データ入力代行を得意とするオペレータとマネージャにより業務を進めた。オペレータはPDFの教材を見ながら、問題構成・問題数・配点といった情報を抽出、それをEXCELに入力していく。入力が終了したらマネージャが内容を確認してお客様に納品する、という流れで実施された。

オペレータが、教材の読み方とルールを理解するまでに多少時間がかかるが、1週間程で教材の構造を理解し、量産体制に入る事ができた。教材の構造をスムーズに理解出来るのも、サイバーテックがXMLを掲げ、構造化文書の取り扱いに長けているからといえる。

また、派遣社員による実施ではなく、アウトソーシングゆえの、柔軟な要員調整による納期調整が出来た事も大きい。量産体制後は、管理情報を入力したEXCELファイルを「2週間毎に20冊」のペースで納品する事ができた。

効果とその後の展開
大量の教材や作業を、低コスト・高品質でアウトソーシングする場合はサイバーテックで

E社では、この教材管理情報EXCELファイル作成案件以外にも、様々なプロジェクトをサイバーテックにアウトソースしている。例えば、DTPデータの加工や、Flashの教材コンテンツをタブレットで見るための動画データ(mp4)への変換などである。

いずれもキーワードは

  • 教材に関するノウハウを有している
  • コンテンツの制作や2次利用に関する大量かつ人海戦術が必要な作業である
  • 低価格かつ高い品質で納品

が実現出来る事にある。このようにE社の制作業務において、サイバーテックのITアウトソーシングサービスは、必要不可欠な存在となっている。

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