お客様事例

出版物や教材データの2次利用

教育サービス企業の企画・制作部門では、自社で保有する大量の教材データの加工・変換業務を海外アウトソースすることにより、高いクオリティを維持したまま、劇的なコストダウンを実現した。

背景
出版物や教材データの2次利用

小学校から高校まで幅広く教育サービスを展開している大手教育サービス企業E社は、学習塾や出版物に使う教材データを大量に保有している。

近年教育サービスの多様化とデジタル化に伴い、紙の出版物として制作したデータをWebサイト用に流用するといったニーズや、PC向けWebサイト用として制作したオンライン教材データをタブレット向けWebサイトに展開する、といった2次利用を行うことにより、顧客サービス充実と売り上げ拡大を実現したいと考えていた。

教材データを2次利用する際の課題
数万点の教材データの2次利用にはデータの変換と加工が必要

E社では毎年、学習指導要綱の変更や授業内容の見直しに伴う教材の見直し、改訂作業を行っているが、近年は学習環境の多様化や個々のレベルに合わせた教材の細分化に伴い、紙の教材(プリント)をe-ラーニングやWebサイト、さらにはタブレット用端末向け教材アプリなど様々なメディアに展開する事が求められている。

このような教材データの2次利用を行うには、以下のようなメディア間のデータ変換と加工を行う必要がある。

  • DTPデータ→Web用HTMLデータ
  • DTPデータ→プリント用JPGデータ
  • e-ラーニング用Flashデータ→タブレット用動画データ

このようなデータ変換と加工には、プログラムで「自動変換」が可能なものと、人の手で不要な部分をカットし、レイアウトを微調整しなければいけない「半自動」の2種類が存在する。

E社では、このようなデータ変換や加工の中でも「半自動」の加工を国内の制作会社に依頼をしていたが、比較的定型的な作業であるにも関わらず費用負担が大きいことに課題を抱えていた。小学生向けの教材だけでも5教科×7出版社分、さらには夏期講習、冬期講習、レベル別個別教材など教材の種類が多く、加工対象の教材データ数が数万点に上るからである。

ITアウトソーシング選定の経緯
国内に比べて加工単価が約半分。海外アウトソーシングという選択

E社では、教材コンテンツ管理システムのリニューアルに伴い、1年間の間に、旧システムで管理していた数万点もの独自形式のテキストデータを、Adobe社のInDesign形式にコンバートする必要があった。

しかし、国内の制作会社に見積もりを取ったところ、1点あたりの加工単価は2,000円~2,500円であり、全ての教材データのコンバートには2,500万円以上のコストが必要であることが判明した。そこでE社はコスト削減の手段として、「日本品質・フィリピン価格」を掲げる、サイバーテック ITアウトソーシングセンターによる作業委託の提案を依頼した。

様々な検討の結果、お客様との仕様調整や進捗管理などのディレション費用と一部作業を自動化するためのツール開発は日本側で実施し、それ以外の作業を全てフィリピン側で実施した場合に「日本品質・フィリピン価格」の効果がもっとも高いという事に。具体的な試算の結果、1点あたり1,000円~1,500円の加工単価、つまり日本国内よりも50%~60%ものコストダウンが実現できることとなった。

さらにITアウトソーシングセンターでは現地の日本人が全ての事案に関してマネージメントを行う体制を敷いていることから、国内業者への委託と変わらない「日本品質」が実現可能であるため、E社はサイバーテックに作業を委託する事に決定した。

プロジェクトの概要
急な対応や年度末のピーク時にはエンジニアの増員で乗り切る

サイバーテック ITアウトソーシングセンターにて、まずプロジェクト開始時に行った事は、お客様との仕様確認と現地エンジニア教育であった。データコンバートのプロセスと役割は下記の通り。

  • お客様:コンバート仕様提示(レイアウト、フォント、データ形式、解像度等)
  • サイバーテック(日本):仕様の調整・一次コンバートプログラムの制作
  • サイバーテック(セブ):一次コンバート後のデータをInDesign上に配置
  • サイバーテック(セブ):個別パーツの作成及び加工
  • サイバーテック(セブ):InDesignから問題単位でJPGに切り出し
  • サイバーテック(セブ):納品物の一次チェック
  • サイバーテック(日本):納品物の最終チェック
  • お客様:最終チェック

上記作業で最も苦労したのは、当初予定した以上に一次コンバートプログラムでカバーできる範囲が限定されてしまったため、フィリピン セブ側にて手作業で実施する、InDesignによる配置作業の割合が予想以上に増えてしまった事であった。

さらに教材を使用するスケジュールに月毎に納品する数を調整しなければいけなかったため、毎月作業を行うエンジニアの確保をお客様の要望に合わせて柔軟に行う必要があった。急な納品対応やピーク時には最大で10名のフィリピン人エンジニアが作業にあたったが、これもセブ現地での独立系日系ITサービス企業では2番目の規模であるがゆえ、柔軟に要員調整が出来た事も大きい。

効果とその後の展開
大量かつ人海戦術が必要な作業はサイバーテックで

E社では、このDTP教材コンバートプロジェクト以降、様々なプロジェクトをサイバーテック ITアウトソーシングセンターに委託している。例えば、教材の改訂に合わせた教材メタデータファイルの作成や、Flashの教材コンテンツをタブレットで見るための動画データ(mp4)への変換などである。

いずれもキーワードは「コンテンツの制作や2次利用に関する大量かつ人海戦術が必要な作業」を「低価格かつ日本品質で実施」にある。このようにE社の制作業務において、サイバーテックのITアウトソーシングセンターはE社のコンテンツマネージメントにおいて、今や必要不可欠なパートナーとなっている。

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